IT-SYSTEMPLANERING
Det lönar sig att planera IT-systemet väl. I planeringsfasen har du de bästa möjligheterna att påverka om systemet blir bra eller dåligt. Det är värt att satsa både egna resurser och köpta experttjänster i IT-systemplanering. Xifof Oy kan IT-planering, vi kan hjälpa till.
Du som företagsledare är den som vet vad ditt företag behöver. Du kan använda både IT-konsulter och experter från systemleverantörer för hjälp, men du måste själv vara med och styra planeringen och fatta beslut. Ju bättre du har fokuserat på planerna, desto bättre beslut kan du fatta.
Faser av IT-planering
Utgångspunkt
Vi brukar starta ett IT-utvecklingsprojekt genom att kartlägga utgångsläget. Det är viktigt att känna till utgångsläget eftersom det nya IT-systemet kommer att byggas ovanpå det. Ibland kan man (ibland måste man) använda delar av det gamla systemet, ibland byggs allt på nytt – i vilket fall som helst är det bra att veta utgångspunkten.
IT-planeringsgrupp
I det här läget måste man balansera mellan en liten och smidig grupp eller en stor och mångsidig grupp. Är det värt att involvera externa konsulter i projektet – det är det ofta värt.
Om gruppen är liten är själva arbetet oftast enklare och mer effektivt, men risken är att en liten grupp inte vet hur man ska beakta alla viktiga synvinklar. Fördelen med en stor grupp är att du får perspektivet från många användare. Slutanvändare kommer bättre att acceptera slutresultatet om de känner att de redan har varit involverade i planeringsfasen.
Målen för IT-planering
Det är viktigt att alla i planeringsgruppen förstår saker på samma sätt – vad vi vill uppnå med det nya IT-systemet. Redan från början måste du göra klart för alla vad du siktar på – också du själv måste veta vad du vill uppnå.
Om du inte har tydliga mål kommer du lätt att styras av IT-systemleverantörer. IT-systemsäljare kan sin egen produkt och vet hur man lyfter fram de goda egenskaperna hos den produkten. Det är dock viktigare för dig att ta reda på om IT-systemet löser de frågor som är viktiga för dig. Så gör först en lista över saker som är viktiga för dig och spegla det nya IT-systemet mot denna lista.
Alternativa lösningar
Ofta är det värt att först ”kartlägga hela fältet”, det vill säga att få information om vad som finns. De flesta av de tillgängliga alternativen kan filtreras bort ganska snabbt.
När man jämför alternativ är det viktigt att göra jämförelsen på samma grund. Förbered en tydlig jämförelsetabell över de funktioner som är viktiga för dig och kontrollera hur väl de olika alternativen löser dessa problem. Utöver detta kan du givetvis lista de ”andra finheter” med alternativen, men du bör alltid tänka på de saker som är viktiga för dig.
När du jämför kostnader bör du göra på samma sätt – lista alla kostnader och inte bara de kostnader som leverantörerna presenterar i sitt erbjudande. Leverantörerna vet hur de ska utelämna alla typer av kostnader som är relaterade till projektet men som inte är direkt knutna till deras produkt.
En mer detaljerad plan av det valda alternativet
När du har valt ditt nya IT-system, den nya produkten och leverantören är det dags att göra detaljerade planer. Vem skall använda de olika systemkomponenterna? Hur kommer arbetsrutinerna att förändras? ur man sköter utbildning – det behövs! Vilka datorer och servrar används? Vilken kringutrustning behövs? Vilka krav ställer det nya IT-systemet när det gäller datakommunikation? Hur sköter vi informationssäkerheten? Vad är projektets tidtabell? Vad är projektbudgeten? Vem tar hand om vad? Hur sköts projektuppföljningen?
Före du tar i bruk det nya är det bra att förbereda ganska exakta instruktioner om hur man använder systemet. Om du börjar använda systemet utan tydliga instruktioner blir slutresultatet rörigt. Planera med andra ord användningen och gör upp tydliga instruktioner – och organisera utbildningar innan implementering.
Det nya systemet tas i bruk
Allt ska vara klart innan driftsättning – det är bra att göra en checklista under planeringsfasen. Den här delen är viktig och den här delen har förmodligen den ”längsta listan” över åtgärder som behöver göras, i vilken ordning och vem som gör vad. I den här situationen är det bra att ha en kompetent projektledare inblandad.
Ta inte i bruk ett ofullständigt system.
Underhåll av det nya systemet
Alla IT-system behöver underhåll – det är värt att tänka på detta redan i planeringsfasen.
Annat att tänka på
Utöver de ovan nämnda sakerna finns det säkert annat att tänka på. En del av ovanstående gäller inte ditt företag. Ditt företag och dess verksamhet avgör vad som behöver göras. Vilka arbetsrutiner har du? Hur hanterar du saker och ting? Det jag försöker säga är att det finns många saker att tänka på. Vissa saker är små, andra är stora. Vissa är viktiga, andra inte så viktiga. Det är bra att vara medveten om alla dessa och åtminstone ta itu med de viktiga frågorna.
IT-systemet lever ofta i minst fem år, ofta till och med tio. Det är därför viktigt att systemet används rätt från början. Detta kan uppnås med god planering – du får ett bra IT-system som används och som verkligen hjälper verksamheten. Om du inte har planerat systemet väl kommer du förmodligen få en hel del bekymmer och ha kastat pengar i sjön – inte bra.
Xifof hjälper gärna till i dessa frågor – vänligen kontakta oss
